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Automatización de facturas

Automatización de facturas con IA

Automatizar facturas significa que las facturas de proveedores y clientes se leen, se validan contra tus reglas contables y entran en tu ERP sin que nadie las teclee. En Velvok lo montamos con reglas de negocio y usamos IA solo donde las reglas no llegan; lo que queda dudoso va a revisión en lugar de colarse.

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Automatización de facturas con IA

¿Te suena?

  • Alguien de administración teclea cada factura a mano en el ERP.
  • Las facturas llegan por correo, en PDF, por portal o en papel, y cada canal se gestiona distinto.
  • Los errores de carga aparecen al cerrar el mes, cuando ya cuesta encontrarlos.
  • Nadie sabe qué facturas están pendientes de contabilizar hasta que alguien lo pregunta.

¿Qué partes del circuito de facturas se pueden automatizar?

Ejemplos de lo que montamos. Cada empresa es distinta: en la auditoría vemos cuáles encajan en la tuya.

Descarga desde el portal fiscal

Descargamos los comprobantes electrónicos directamente de la administración tributaria (por ejemplo, los CFDI del SAT en México) en lugar de esperar a que alguien los reenvíe.

Lectura de PDF y correos

Un buzón dedicado recibe las facturas de proveedor; se extraen emisor, fechas, bases, impuestos y líneas, y se cruzan con el proveedor y el pedido que ya tienes en el sistema.

Validación con tus reglas

Cuenta contable, centro de coste, tipo de impuesto o retención se asignan con las reglas de tu empresa. La IA solo propone cuando la regla no decide.

Alta en el ERP como borrador

La factura entra en el ERP lista para revisar o contabilizar, con el documento original adjunto, y queda trazado quién la aprobó.

Panel de incidencias

Duplicados, importes que no cuadran o proveedores nuevos se apartan en un panel para que una persona decida. Nada dudoso pasa solo.

Facturas emitidas

En el otro sentido: cuando se cierra una venta, el cliente se da de alta y la factura se genera sin carga duplicada.

¿Cómo lo hacemos?

  1. 01

    Auditoría del circuito actual

    Vemos de dónde llegan las facturas, quién las toca y en qué punto se pierde tiempo o se cuelan errores.

  2. 02

    Reglas primero, IA después

    Escribimos las reglas que ya aplica tu equipo y reservamos la IA para los casos ambiguos. Así el resultado es predecible y auditable.

  3. 03

    Primera versión en unos 7 días

    Conectamos la entrada (portal, correo o carpeta) con tu ERP y la probamos con facturas reales antes de soltarla.

  4. 04

    Tu equipo revisa, no teclea

    Administración pasa de cargar facturas a revisar las excepciones del panel.

¿Funciona en España y en Latinoamérica?

Sí. Trabajamos con empresas de España e Hispanoamérica; cambian los formatos y las administraciones, no el método.

España

Facturas de proveedor en PDF y por correo, facturas electrónicas y el registro en el ERP con la cuenta y el IVA correctos. Diseñamos el circuito pensando también en los requisitos de facturación verificable que exija Hacienda.

México

Descarga y validación de CFDI del SAT y alta en el ERP. Es uno de nuestros casos en producción.

Argentina, Colombia y resto de Latinoamérica

Comprobantes de ARCA, facturas electrónicas de la DIAN y los formatos de cada administración. Cambia el portal y el formato; el circuito de reglas, IA y revisión es el mismo.

¿Con qué herramientas funciona?

Nos adaptamos a lo que ya usas: nos conectamos por API, base de datos o ficheros de importación. Estas son algunas habituales.

  • SAP Business One
  • Odoo
  • Holded
  • Sage
  • A3
  • Microsoft Dynamics
  • Tango
  • Contpaqi
  • Siigo
  • Correo y PDF
  • Make y n8n
  • API propias

Casos reales

Proyectos en producción. Por decisión de cada cliente, la mayoría se publican sin su nombre.

01Distribuidora de alimentación · México

Facturas del SAT que entran solas en el ERP

Descargamos los CFDI directamente del SAT, los validamos contra las reglas contables del cliente y los damos de alta como borradores en SAP Business One. La IA solo interviene para desambiguar el mapeo cuando las reglas no llegan, y lo que queda dudoso cae en un panel de incidencias en vez de colarse.

Antes

Cada factura del SAT se tecleaba a mano en SAP.

Ahora

Entran validadas y clasificadas; contabilidad solo revisa.

  • CFDI · SAT
  • SAP Business One
  • Reglas + IA

  1. SAT

    Descarga automática de los CFDI

  2. Reglas de negocio

    Validación y clasificación

  3. IA, solo si hay duda

    Desambigua el mapeo contable

  4. SAP Business One

    Alta como borrador

Panel de incidencias

Lo dudoso no pasa solo

03Odicean Expeditions

Alta de clientes en el ERP

Cada venta dispara automáticamente la creación del cliente en su sistema de facturación. Evitamos carga duplicada y aceleramos la emisión de facturas.

Antes

Alta manual del cliente en el ERP después de cada venta.

Ahora

El cliente se crea solo y la factura sale antes.

  • Inteligencia Artificial
  • Automatización

  1. Venta

    La reserva se confirma

  2. Alta de cliente

    Sin carga duplicada

  3. Facturación

    La factura sale antes

Preguntas frecuentes

En la práctica, casi siempre. Nos conectamos por API cuando el ERP la tiene, por base de datos o por ficheros de importación cuando no. El ERP rara vez es lo que impide automatizar.

Otros servicios

¿Qué proceso te gustaría dejar de hacer a mano?

En 30 minutos revisamos tu operación y te decimos qué se puede automatizar ya, con qué herramienta y en qué plazo. Sin compromiso.

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